Тема 1. Организация и система делопроизводства

Тема 1. Организация и система делопроизводства

1.  Делопроизводство: организация и основные понятия.

2. Понятие и классификация документов.

1.  Делопроизводство: организация и основные понятия.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст) // Справочно-правовая система ГАРАНТ: http: // base.garant.ru/70650732/#ixzz42xE6Th00

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации,  обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

От организации делопроизводства зависят:

эффективность управления;

экономичность;

оперативность;

культура труда работников управления.

Современное делопроизводство включает: 

- обеспечение своевременного и правильного создания документов  (документирование);

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, сдача в архив, уничтожение).

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Это сам процесс создания и оформления документа.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. Это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

  

2. Понятие и классификация документов

Документ – это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016) ст. 2). Это же определение дано и в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, печать и т.д.). 

Реквизит документа – это элемент оформления документа (см. вышеуказанный ГОСТ Р 7.0.8-2013). Т.о., реквизит это обязательный элемент оформления официального документа, но которых придерживаются при оформлении документов личного характера.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для рада документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

по способу документирования:

• рукописные;

• электронные;

• графические;

• кино-, фото-, фонодокументы; аудиовизуальный документ; видеодокумент;

по сфере использования:

• организационно-распорядительные;

• финансово-бухгалтерские;

• научно-технические;

• по труду;

• отчетно-статистические;

по месту составления:

• входящие;

•исходящие;

•внутренние;

по грифу ограничения доступа:

•открытые;

• с грифом ограничения доступа.

по происхождению:

• официальные (служебные);

• личные;

по юридической значимости:

• подлинники (оригиналы);

• копии;

• заверенные копии;

·  электронная копия;

• дубликаты;

по форме изложения:

• индивидуальные;

• трафаретные;

• типовые;

по срокам хранения:

• постоянного хранения;

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).